La persona decide, el sistema ejecuta
RRHH aprueba o rechaza antes de que se toque el calendario o el registro. La máquina hace el trabajo, pero la decisión sigue siendo de RRHH.
Proyecto propio · Automatización e IA
Automatizaciones con IA para empresas
Tres procesos de empresa que funcionan solos: vacaciones, captación de ofertas y un asistente que responde con tus documentos.
El reto
Aprobar vacaciones a mano, copiar datos de varias webs a una hoja de cálculo o buscar una respuesta perdida entre documentos son tareas que se comen horas cada semana. El objetivo era montar tres soluciones independientes que las resolvieran conectando herramientas que cualquier empresa ya usa (correo, calendario, hojas de cálculo y el chat del equipo), sin cambiar su forma de trabajar.
La solución
01
Vacaciones y bajas
El empleado rellena un formulario, el sistema comprueba las reglas y RRHH aprueba desde el chat del equipo. El calendario, el registro y el aviso por correo se hacen solos.
02
Captación de ofertas
Cada día recorre varios portales de empleo, la IA saca los datos clave de cada oferta y los ordena en una hoja de cálculo, con una ficha detallada por oferta.
03
Asistente con tus documentos
Lee los documentos de una carpeta compartida y responde preguntas en lenguaje natural usando solo esa información, recordando la conversación.
Cómo funcionan
Vacaciones y bajas
Un empleado pide días libres y RRHH solo tiene que aprobarlos. El resto se hace solo.
- SolicitudEl empleado rellena un formulario con las fechas.
- ComprobaciónEl sistema revisa que la petición cumple las reglas de la empresa.
- AprobaciónRRHH recibe un mensaje en el chat del equipo y aprueba o rechaza desde ahí.
- CalendarioSi se aprueba, se apunta sola en el calendario y en el registro.
- AvisoEl empleado recibe un correo con la respuesta.
Captación de ofertas
Cada mañana aparecen en una hoja de cálculo las ofertas nuevas, ya ordenadas.
- Cada mañanaEl flujo se pone en marcha solo, sin que nadie lo lance.
- LecturaRecorre varios portales de empleo y recoge las ofertas nuevas.
- IALee cada oferta y saca los datos clave, aunque cada portal las escriba a su manera.
- Hoja de cálculoLas ofertas se ordenan en una tabla, una por fila.
- FichaAdemás se crea un documento con el detalle de cada oferta.
Asistente con tus documentos
Un chat que responde con la información de tus documentos, y solo con esa.
- DocumentosLos manuales y procedimientos se guardan en una carpeta compartida.
- CambiosEl sistema detecta qué documentos son nuevos o han cambiado.
- PreparaciónLos divide en fragmentos para encontrar rápido cada dato.
- MemoriaLos guarda en una base de conocimiento que el asistente puede consultar.
- AsistenteResponde a las preguntas del equipo con esa información y recuerda la conversación.
Decisiones clave
Por qué lo hice así
IA solo donde aporta
La IA solo entra donde las reglas no llegan, como entender ofertas escritas de mil formas o responder preguntas en lenguaje natural.
Sin trabajo repetido
El asistente solo procesa los documentos nuevos o modificados. Menos coste y respuestas siempre al día.
Los flujos por dentro
Pulsa una imagen para verla a tamaño completo.
- Vacaciones y bajas
- Captación de ofertas con IA
- Asistente con tus documentos
Resultado
Tres automatizaciones que funcionan solas y se pueden llevar a otra empresa cambiando únicamente sus accesos y sus ajustes.
¿Y en tu negocio?
Si en tu equipo hay tareas que se repiten cada día o cada semana, se pueden automatizar igual. Tú decides lo importante y el resto ocurre solo.
¿Necesitas algo parecido?
Puedo adaptar esta misma idea a tu negocio. Cuéntame cómo trabajáis y te digo cómo lo plantearía.